Durch die aktuelle COVID-19-Pandemie sehen sich viele Arbeitnehmende mit Homeoffice konfrontiert. Wenn auch vielerorts bereits sporadisch praktiziert, ist die aktuelle Situation eine neue: Homeoffice nicht nur für einen Tag die Woche, sondern für einen langen, noch nicht absehbaren Zeitraum. Vielleicht sogar im Quarantäne-Haushalt mit Kindern und Partnerin oder Partner. Oder mit dem wirtschaftlichen Druck, den die Pandemie mit sich bringt.
Zwar ist die Ausgestaltung von Homeoffice massgeblich von betrieblichen und technischen Gegebenheiten abhängig. Trotzdem gibt es einige universelle Tipps, die dir die Arbeit zuhause erleichtern werden. So fällt dir hoffentlich die Decke nicht sofort auf den Kopf und du bleibst länger produktiv.
Routine
- Tag strukturieren
- Rituale etablieren, auch fürs Arbeitsende
Duschen, Zähne putzen, fein anziehen, auf der Hinfahrt ins Büro Podcast hören, dann mit Kaffee in der Hand die Mails sortieren, um halb zehn Teampause, nach dem Mittagessen immer etwas Süsses zum Kaffee. Struktur ist wichtig. Erst recht zuhause. Nur weil man direkt vom Bett ohne Zähneputzen in Jogginghose an den Laptop kriechen kann, sollte man das nicht auch als erstes morgens tun. Gönne dir deine Rituale und Routinen, inklusive anständige Klamotten. Vor, während und nach der Arbeit. So trennst du Arbeitszeit von Freizeit. Signalisiere deinem Gehirn mit Routinen und Struktur, in welchen Modus es zu wechseln hat.
Oft nützen schon kleine Dinge: Laptop bei Arbeitsende zuklappen und im Schrank versorgen. So sagst du dir selber, dass du für heute dein Soll erfüllt hast. Schicht im Schacht!
Feste Arbeitszeiten
- Arbeitszeiten an eigene Bedürfnisse anpassen
- Anwesenheit klar kommunizieren
Routine bringen auch fixe Arbeitszeiten. Aber passe diese deinem individuellen Rhythmus an. Die einen sind Frühaufsteher, andere arbeiten abends effizienter. So holst du das meiste aus der investierten Zeit heraus und schaffst gleichzeitig Planbarkeit. Gerade bei Kinderbetreuung wichtig.
Aber zwingend allfällige Kernarbeitszeiten berücksichtigen und Anwesenheit kommunizieren: nicht nur die Vorgesetzten, auch Teamkolleginnen und -kollegen müssen wissen, wann mit dir zu rechnen ist. Nicht zur Kontrolle oder als Rechtfertigung, sondern um besser miteinander arbeiten zu können. Trage Anwesenheit und längere Pausen im Kalender für alle sichtbar ein.
Pausen
- Regelmässige Pausen
- Ortswechsel, nicht am Bildschirm bleiben
Plane fixe Pausen ein. Verbringe diese nicht am Bildschirm! Denn es fehlen jetzt die Kolleginnen und Kollegen, die dich zum Kaffeetrinken um halb zehn auf dem Weg in den Pausenraum abholen. Aktives Aufstehen und auch mal auf den Balkon oder aus dem Fenster lehnen für frische Luft macht den Kopf frei für die nächste Arbeitsphase. Der Ortswechsel signalisiert auch hier wieder: jetzt darf ich entspannen!
Arbeitsplatz
- Arbeit und Freizeit örtlich trennen
- Arbeitsplatz aufgeräumt halten
Richte dir einen fixen Arbeitsplatz ein – nicht dort, wo du zuhause entspannst. Du wirst viel Zeit an deinem Heimarbeitsplatz verbringen, trenne darum Arbeit und Freizeit auch örtlich. Das hilft zu fokussieren. Und der Ortswechsel bei Arbeitsschluss hilft auch wieder dem Kopf zu sagen: jetzt ist fertig. Aber sei kreativ: Balkon oder Garten nutzen! Und ab und an den Arbeitsplatz umplatzieren und umgestalten beugt der Monotonie vor.
Halte den Arbeitsplatz aufgeräumt. So siehst du abends nicht das Chaos aus den Augenwinkeln und wirst im schlimmsten Fall wieder an die Arbeit erinnert. Lass auch das Aufräumen des Arbeitsplatzes in deine Tagesroutine einfliessen!
Austausch
- Auch nicht-fachlichen Austausch durchführen
- Videotelefonie nutzen
Am meisten leidet bei Homeoffice der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen. Fehlender Austausch auf fachlicher Ebene erschwert die Arbeit. Fehlender Austausch auf zwischenmenschlicher Ebene geht zu Lasten der Motivation.
Gerade zu Beginn wird Homeoffice für viele befreiend wirken: endlich mal ohne Störung arbeiten! Aber schnell macht sich die Einsamkeit und Langeweile breit. Darum: tausche dich regelmässig nicht nur mit deinen Teammitgliedern aus, sondern auch mit Personen, denen du sonst nur im Treppenhaus oder Pausenraum begegnen würdest. Auch wenn du nichts mit ihnen zu besprechen hast: im Sinne der Routine täglich eine Kollegin oder einen Kollegen anrufen und einfach etwas quatschen! Das schweisst zusammen und bringt Abwechslung.
Idealerweise findet ein regelmässiger Austausch nicht nur per E-Mail, sondern per Telefon oder – noch besser – Videokonferenz statt. Die direkte Kommunikation steht im Zentrum. Je mehr Sinne involviert sind, desto besser.
Selbiges gilt übrigens auch für Führungskräfte: wo man früher einfach kurz an die Tür klopfen konnte, sollte jetzt regelmässiger, möglichst direkter Kontakt das Begleiten der Mitarbeitenden sicherstellen. Dabei geht es nicht um Kontrolle. Führungskräfte müssen aktiv zeigen, dass man nach wie vor ein Team ist. Niemand ist auf sich allein gestellt!
Task-Listen, Kanban-Boards und Priorisierung
- Struktur und Überprüfbarkeit schaffen
- Prozesse hinterfragen und an Gegebenheiten anpassen
- Mut zur Lücke: nicht alles ist jetzt wichtig!
Das Arbeiten im Team ohne physische Anwesenheit verkompliziert viele Arbeitsabläufe. Jetzt machen sich sauber definierte Prozesse und technische Hilfsmittel bezahlt. Nutze diese Hilfsmittel, um deine Arbeit zu strukturieren, egal ob alleine oder im Team. Task-Listen, Kanban-Boards oder Termine im Kalender helfen dir bei der Strukturierung. Zudem erleichtern so gesetzte Ziele das Überprüfen deiner Arbeit: du kannst mit gutem Gewissen Tasks abhaken und weisst, was du geleistet hast. Das ist im Homeoffice wichtiger den je.
Aber jetzt gilt es auch bestehende Prozesse zu hinterfragen. Nicht alles klappt gleich gut im Homeoffice – habe Mut zur Lücke und passe Prozesse in Absprache an, und streiche gewisse Tätigkeiten und Aufgaben ganz von der Liste. Gewisses kann auch warten. Es kommt alles gut, das Rad dreht sich für alle ein bisschen langsamer. Setze dich also nicht unter Druck. Im Gegenteil: sei mutig und agil bei der Priorisierung und fokussiere dich. Das gilt jetzt insbesondere auch für die Führungskräfte. Aber immer transparent kommunizieren. Damit alle wissen, was Sache ist.